หน่วยที่ 2 ระบบเทคโนโลยรสารสนเทศและการสื่อสาร

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสือสาร


1.ระบบ คือ การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆอย่างมีอิสระแต่มีปฎิสัมพันธ์วึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถปรับปรุงและแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจหลักของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

วิธีการเชิงระบบ คือ เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่างๆ ซึ่่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีการระบบยังเป็นตัวช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

2. องค์ประกอบของระบบคือ มี3 ประการ

   1.) ปัจจัยนำเข้า หมายถึง วัตถุสิ่งของต่างๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา

  2.)กระบวนการ หมายถึง วิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์รือความต้องการ
  3.)ผลลัพธ์ หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้าผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ้งสามารถประเมิณผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้


3. ระบบสารสนเทศ หมายถึง การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และประโยชน์สูงสุดและเป็นข้อสรุป ที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง


4.องค์ประกอบหลักของระบบสาระสนเทศ คือ
  1.)ระบบการคิด
  2.ระบบเครื่องมือ


5.ด้านจุดมุ่งหมาย คือ ข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ ปัญญา
ด้านขั้นตอน คือ ข้อมูลนำเข้า กระบวนการ ผลลัพธ์
สารสนเทศทั่วไป คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์


6.การเก็บรวบรวมข้อมูล
   สมมตินักเรียนต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเรื่องอาชีพของคนในหมู่บ้านนักเรียนอาจเริ่มต้นด้วยการออกแบบสอบถามสำหรับ การไปสำรวจข้อมูลเพื่อให้ครอบครัวต่างๆในหมู่บ้านกรอกข้อมูลมีการส่งแบบสอบถามไปยังผู้กรอกข้อมูลเพื่อทำการกรอกรายละเอียด มีการเก็บรวมรวมข้อมูลมีเทคนิคและวิธีการหลายอย่างเช่นการใช้เครื่องจักรช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการตรวจจากรหัสแท่งหรืออ่าน ข้อมูลที่ใช้ดินสอระบายตำแหน่ง ที่กรอกข้อมูล
การตรวจสอบข้อมูล
   เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วจำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง  ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย
การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล
  การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
การจัดเรียงข้อมูล
  ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง
การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง

การคำนวณ
  ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม
การทำรายงาน
  การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ
การจัดเก็บข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม
การทำสำเนา
  หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล
  เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่ายเทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้ กว้างขวางมากขึ้น ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ บางขั้นตอนเป็นการเก็บและตรวจสอบข้อมูลบางขั้นตอนเป็นการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและบางขั้นตอนเป็นวิธีการจัดเก็บ สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของการใช้งานในภายหลัง


7.ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบข้อมูลที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้บุคลากรในแต่ละคนในองค์การ ระบบสารสนเทศระดับบุคคลนี้มีแนวทางในการประยุกต์ที่ช่วยให้การทำงานในหน้าที่รับผิดชอบและส่วนตัวของผู้นั้นมี
คุณภาพและประสิทธิภาพ
  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามาถในการประมาวผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและและคุ้มค่ามากขึ้น โปรแกรมสำเร็จในปัจจุบันเริ่มมีความลงตัวและมีการรวบรวมไว้เป็นชุดโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (word processing) ที่ช่วยในการพิมพ์เอกสาร โปรแกรมช่วยทำจดหมายเวียน (mail merge) โปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำแผ่นใสเพื่อการบรรยายและทำภาพกราฟิค (presentation and graphics) โปรแกรมที่ช่วยในการทำวารสารและหนังสือ (desktop publishing) โปรแกรมตารางทำงาน (spreadsheet) โปรแกรมช่วยในการจัดเก็บและประมวลผลแฟ้มข้อมูล (database management) และโปรแกรมช่วยในการสร้าง
ตารางการบริหารงาน (project management) เป็นต้น
  ชุดโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เป็นโปรแกรมที่ได้รวบรวม โปรแกรมสร้างเอกสาร โปรแกรมจัดทำแผ่นใสหรือข้อความประกอบคำบรรยายและแผ่นประกาศ โปรแกรมประมวลผลในรูปแบบตารางทำงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น
ข้อมูลที่ช่วยทำให้การทำงานของบุคลากรดีขึ้นนั้นต้องขึ้นอยู่กับหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละคนต่างกันไป ตัวอย่างเช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดีซึ่งจะทำให้ติดต่อค้าขายได้ผลเลิศ บริษัทควรมีการเตรียมอุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์เอาไว้ให้พนักงานขายได้ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ และความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะสนับสนุนการขาย พร้อมกับระบบที่จะช่วยพนักงานแต่ละคนในการเรียกค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขเพื่อวางแผน จัดการ และควบคุมการทำงานของตนเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย เป็นต้น
ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคล ที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างของการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนงานของแผนก คำว่าการทำงานเป็นกลุ่ม (workgroup) ในที่นี้หมายถึง กลุ่มบุคคลจำนวน 2 คนขึ้นไปที่ร่วมกันทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน โดยทั่วไปบุคลากรในกลุ่มเดียวกันจะรู้จักกันและทำงานร่วมกัน เป้าหมายหลักของการทำงานเป็นกลุ่มคือ การเตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ใน การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน โดยทำให้เป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล
แนวทางหลักก็คือการทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกันโดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน การนำเอาคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายท้องถิ่น (Local Area Network : LAN) ทำให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของคอมพิวเตอร์ร่วมกัน เช่น เครื่องพิมพ์ร่วมกัน ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในแผนกจะบรรจุไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกลางที่เรียกว่าเครื่องบริการแฟ้ม (file server) ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้โดยผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง ผู้ใช้คนอื่นที่อยู่บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์นี้ก็จะได้รับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วนั้นเช่นกัน
ระบบสารสนเทศระดับองค์กรคือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม ระบบในลักษณะนี้จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง ระบบสารสนเทศดังกล่าวนี้สามารถสนับสนุน งานในระดับผู้ปฏิบัติการและสนับสนุนการตัดสินใจ เนื่องจากสามารถให้ข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง มาประกอบการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงในรูปแบบสรุป หรือในแบบฟอร์มที่ต้องการ บ่อยครั้งที่ การบริหารงานในระดับสูงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสินใจ

8. ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง และต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราสนใจ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ที่เราสนใจศึกษา จำแนกได้ดังนี้
ข้อมูลเชิงปริมาณ คือ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ใช้แสดงปริมาณของสิ่งต่างๆ
ข้อมูลเชิงคุณภาพ คือ ข้อมูลที่ใช้อธิบายลักษณะ สมบัติหรือสถานการณ์ของสิ่งต่างๆ
ความรู้ (Knowledge) คือ อะไร?
ความรู้คือสิ่งที่ทำให้คนเข้าใจ แล้วนำความเข้าใจนั้นมาปฏิบัติหรือประยุกต์ให้เกิดประโยชน์”
ที่มา: ไพบูลย์ วัฒนศิริธรรม,ความรู้ท้องถิ่นการจัดการองค์ความรู้ กับการจัดการทางสังคม“ความรู้คือ สิ่งที่มนุษย์สร้าง ผลิต ความคิด ความเชื่อ ความจริง ความหมาย โดยใช้ ข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็น ตรรกะ แสดงผ่านภาษา เครื่องหมาย และสื่อต่าง ๆ โดยมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นไปตามผู้สร้าง ผู้ผลิตจะให้ความหมาย
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันที่จะนำมาใช้ในระบบต่าง ๆ ร่วมกัน
ระบบฐานข้อมูล จึงนับว่าเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่ม การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล


9.
1.การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล การเก็บข้อมูลที่มีจำนวนมากและต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
1.2 การตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบมีหลายวิธีเช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบข้อมูล
2.การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
2.1 การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจนเช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน แฟ้มลงทะเบียน แฟ้มระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน
2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มข้อมูลแล้ว ควรจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา เช่นรายชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์
2.3 การสรุปผล ข้อมูลที่จัดเก็บ จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละระดับชั้น
2.4 การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขสามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพท์ได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจกข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย